GROUPWARE

Pengertian

Groupware adalah aplikasi yang dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu lingkungan tertentu¹. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Operasi yang didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email, e-newsletter, distribusi file dan lain sebagainya.

Aplikasi Groupware

Aplikasi groupware dibedakan berdasarkan gambar berikut ini:

	Same place	Different place
Same time	Face-to-face conversation	Telephone
Different time	Post-it-note	Letter

1. Kolaborasi berdasarkan tempat

Groupware dapat menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang berjauhan.

2. Kolaborasi berdasarkan waktu

Groupware dapat dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum diskusi, share editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut.

Contoh aplikasi groupware terdiri atas:

1	Komunikasi media Komputer	1. email 2. Instan messangers 3. sms
2.	Konferensi dan komunikasi video
3.	Meeting dan sistem pendukung keputusan	a. Argumentation tools
		b. Meeting rooms
		c. Shared work surfaces
4.	Aplikasi dan artefak Saling berbagi	1. Shared editors 2. Shared Diaries 3. Shared PCs & Shared Windows

Email

Email merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.

Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail.

Dalam sistem ini pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya membutuhkan beberapa detik.

Instant Messanger

Instant messenger seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

Layanan pesan singkat (sms)

Layanan pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi face to face.

Konferensi dan Komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

Konferensi video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.

Argumentation Tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang

Meeting Room

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.

Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis pada waktu yang bersamaan.

Shared work surfaces

Merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

Shared Editor

Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

Shared Diary

Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong

Shared PCs & Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

Sistem ini mempunyai dua kegunaan yakni ada :

1. Dokumen yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program spreadsheet secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.

2. Untuk technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer kita.

Implementasi Synchronous Groupware

1. Feedback and network delays

Suatu pesan ketika dikirimdalam suatu jaringan maka tidak dapat secara langsung diterima oleh komunikan di tempat lain karena ada jeda yang terjadi pada jaringan. Lama waktu yang terjadi sesuai dengan jenis jaringan yang digunakan, bahkan bila terjadi request time out (RTO) kemungkinan besar pesan tidak sampai ke penerima.

2. Architectures for groupware

Terdapat dua alternative arsitektur untuk groupware yakni centralized (client-server architecture) dan replicated dengan beberapa variasi dari kedua bentuk tadi.

3. Feedthrough and network traffic

Telah didiskusikan bahwa feedback bagi user sangat diperlukan untuk mengetahui tindakan yang telah dilakukan. Hal ini sangat penting juga dilakukan adalah mengetahui feedthrough yang merefleksikan tindakan seorang user pada screen user yang lain. Sehingga dapat mengurangi trafik suatu jaringan.

4. Robustness dan Skalability

Robust artinya bahwa server seharusnya dapat mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang. Bahkan server tidak boleh menunggu respon dari klien.

Reconfigure artinya bahwa server harus bisa mendeteksi kesalahan yang terjadi dan menkonfigurasi ulang atas keseluruhan sistem. Konfigurasi ulang meliputi set ulang dari struktur data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain tidak ada berikut alasannya.

Resynchronise artinya bahwa server harus bisa mengirimkan informasi yang cukup untuk dikirimkan ke clien yang sedang mengalami recover dari kesalahan.

1 Alan Dix, “Human Computer Interaction”, Prentice Hall Europe, 1993 p. 423